Кухня учета расходов.

Так сложилась жизнь, что уже несколько лет в моей семье осуществляется управление семейным бюджетом. За прошедшие годы сложилась определенная система планирования и учета расходов. Как это обычно бывает, мы живем, не особенно задумываясь о тех правилах, которыми пользуемся изо дня в день. Так было и в нашем случае, пока однажды в компании не подняли вопрос о способах учета расходов и управления семейным бюджетом.

Бюджетирование сегодня — очень модное направление. Бюджетированием занимаются и крупные холдинги, и небольшие предприятия. Приятно ощущать собственную связь с таким «большим делом», даже если объект твоего бюджетирования — небольшая семья.

Правила успешного накопления

Мы не собирались вырабатывать никаких правил и систем. Все определялось стечением обстоятельств. Еще во времена «МММ» мне хотелось не иметь денег дома, то есть под рукой. Я уже тогда понимал, что когда деньги «рядом», то утекают они значительно быстрее. Отсюда вывод — ресурсы, то бишь имеющиеся средства, должны быть разделены на части. Одна часть, самая ближняя, покрывает текущие расходы на жизнь. Оставшиеся средства должны быть отделены от нее. Как отделены, и стоит ли их разбивать на следующие группы — зависит от конкретной ситуации. Например, как пишет в своих книгах Р. Кийосаки, его «богатый папа» советовал иметь три копилки. Третья — средства на инвестирование, т.е. деньги которые не очень жалко потерять, рискуя их увеличить. Правда для этого необходимо иметь всегда наполненными предыдущие две, что в наших условиях получается не у всех.

Возвращаясь к территориальному разнесению двух частей — у моей тещи это были две кучки в одной записной книжке. В моей семье такое расстояние было слишком близким и соблазн перевернуть страничку ко второй кучке сильнее. Размещать их в банках в то время, не хотелось. Пластиковых карточек тоже не было. Через некоторое время это желание исполнилось — зарплата начислялась и попадала на счет в банке. Хотя на тот момент само по себе отсутствие денег «рядом» не привело к каким-то приятным последствиям.

Тем не менее, правило первое: имеющиеся средства должны быть распределены по степени доступа. Замечу, необходимо не только распределить средства, но и соблюдать установленный порядок использования. Как говориться, «правильное», то есть хорошо организованное, выполнение стратегии, имеет более важное значение, чем качество самой стратегии.

А теперь, что произошло дальше, и почему первое правило начало приносить плоды. Однажды было решено совершить серьезную покупку. Посмотрев, как протекают месяц за месяцем, увидели, что лишних денег не остается. То есть скопить требуемую сумму, откладывая, не получается. Тогда мы пошли другим путем. Мы установили месячную сумму расхода. Поделили ее на 4 части, по числу недель, и каждый понедельник дома, то есть «близко», появлялась именно эта сумма. Если кто-то из членов семьи вдруг хотел совершить покупку, выходящую за рамки имеющихся под рукой средств, теперь необходимо было обсудить, сходить за деньгами и только потом отправляться в магазин. Я хочу подчеркнуть, что не было режима строжайшей экономии, или какого-то насилия над собой. Правило работало на основе обычной человеческой лени, присущей каждому из нас. Теперь необходимо было совершать какие-то дополнительные поступки, например, сходить в банк, а он может в этот момент не работать. Правило реализовывалось само по себе без каких-то усилий со стороны членов семьи. Напоминает «Идеальное конечное решение» из теории решения изобретательских задач: требуемая функция выполняется сама по себе, а система для ее выполнения отсутствует.

Следующее правило — выберите период и сумму поступления средств в непосредственное распоряжение и позвольте этому работать за вас.

Возникает естественный вопрос — как выбрать требуемую сумму? Для этого существует много способов. Тогда, в 95 году, мы «ткнули пальцем в небо» и выбрали сумму расходов на месяц. Последствия были неожиданными в тот момент — средства стали оставаться. Хотя именно это и было желаемым. Теперь я понимаю, что это просто действовал какой-то «высший философский закон», а мы под него подстроились. Я уверен, что главное здесь не в выборе заниженной суммы, а в следовании самим правилам. Как следствие, месяц за месяцем сумма в банке, то есть отдаленная, возрастала. Это, конечно, зависит от человека, но нам было очень приятно наблюдать за ее ростом самой по себе, без каких-то усилий с нашей стороны. Замечу, что это был длительный период, почти год, когда сумма доходов не изменялась, а цены росли. То есть рост остатка не был связан с большим приходом.

Из этого следует еще одно правило. Если есть желание собрать средства, не откладывайте выбранную сумму — просто зафиксируйте расходы. Это действительно разные вещи. Во втором случае, каждая дополнительная сумма к среднему доходу будет увеличивать остаток. На длительном промежутке времени эти дополнительные суммы сделают существенный вклад. Проверено неоднократно.

Система учета расходов

Правило следующее, элементарное: ведите учет расходов. Это крайне полезная вещь. Я неоднократно, в разговорах с разными людьми, утверждающими, что они и так знают свои расходы и их структуру, на их же примерах доказывал, что они имеют лишь представление. Представления людей очень часто отличаются от знания. Как говаривал один из моих преподавателей «Очевидно, это когда очами видно». После этого он обычно задавал вопрос про «очевидное» и, как правило, ставил в тупик.
Учет семейного бюджета дает знание. Это знание имеет много последствий. Например, оно дает базу для планирования. Оно частично снимает страх перед будущим. Предположим, есть шанс потерять работу. Вы знаете не только сумму своих расходов, но и их структуру. То есть вы можете не только сократить их за счет определенных направлений, но и заранее оценить, сколько вам минимально необходимо и, тем самым, сколько у вас есть времени в запасе.

Есть и другие последствия учета. Никогда не задумывались, почему советы знакомым давать проще, чем самому разрешить собственную проблему? Дело отчасти просто в страхе. Чужие проблемы мы не принимаем «близко к сердцу», поэтому способны шире рассмотреть ситуацию, наш мозг не занят переживаниями и может думать над решением. Это как если мы стоим перед стеной и думаем, что дальше пройти невозможно. Часто достаточно немного отойти назад и мы увидим в полутора метрах справа открытую дверь. Учет – прекрасная возможность «взглянуть со стороны» на свои дела.

Выбор средств ведения учета

Существует большое количество компьютерных программ посвященных семейному бюджету, в том числе и бесплатных. Желающие могут их найти без проблем. Что ждет человека на этом пути? Потраченное время на поиск и загрузку программ. Многочисленные установки и удаление не понравившихся вариантов, зачастую приводящих к некорректной работе компьютера. Наконец, метания между программами с понравившимися элементами.

Я, как человек ленивый по сути, подумав об «усилиях» на поиск, установку, знакомство и удаление пакетов, остановился на книге Excel, как инструменте, постепенно реализующем мои собственные потребности в управлении домашним бюджетом. Основное требование к инструменту — получить прозрачность расходов при минимуме усилий с моей стороны, в том числе и на понимание логики, заложенной автором программы. Очевидно, чем более интересна программа своими возможностями, тем сложнее логика, заложенная в ней. Если вы выбираете путь использования специализированной программы, берите первую попавшуюся и останавливайте поиск. Ведь цель ваша — использование программы для учета, а не поиск программы сам по себе.

Структура учета

Получившаяся в результате моих экспериментов книга содержит 13 листов для учета: по одному листу на месяц для учета актов расхода и один лист сводный. Первоначально был еще один лист — диаграмма, показывающая структуру расходов. Она была нужна психологически, для понимания, куда уходят деньги. Поясню. Распределение денег по направлениям, увиденное после первого месяца учета, выглядело неправдоподобным. Почему и появилась круговая диаграмма. Сектора на ней разными цветами показывали, куда же уходят деньги. Сейчас она спросом не пользуется.

Лист учета расходов за месяц разделен на две закрепленные области: базовые значения и собственно операции расхода. Вторая часть по мере заполнения прокручивается, поэтому обычно перед глазами последние операции расхода.

Базовая часть содержит:
Распределение остатка средств на начало месяца по степени доступа. В моем случае их два: дома и в банке. Дальнейшее разбиение по местам хранения, например в каком банке, мне кажется нецелесообразным. Значения вводятся вручную. Подробнее о степени доступа рассказывается в «мелочах».

Итоговый расход за месяц, как сумма нижеследующих операций расхода.
Итоговый приход за месяц, сумма операций поступления средств «домой». Поясню. Это значение не обязательно совпадает с доходом семьи. Это именно денежный поток «домой». Он складывается из части дохода, поступившего непосредственно в оперативное распоряжение, а так же средств перемещенных из Ваших закромов в непосредственное распоряжение. Необходимо для контроля над соответствующим денежным потоком и текущего остатка.

Контрольный остаток средств в оперативном распоряжении («Дома»). Этот показатель необходим прежде всего для выявления неучтенных расходов. Так, если вы однажды сосчитали средства в ваших кошельках, разницу между полученной суммой и данным показателем вносим в операции расхода как неучтенную.

Заканчивает первую часть строка заголовков операций расхода, чтобы во время прокрутки она всегда была видна. На нее же устанавливается «автофильтр» для дальнейших выборок.

Таблица операций расхода (вторая часть листа на месяц) содержит следующие колонки:
Дата. Настоящая колонка введена для углубленного исследования, например, распределения потребления статьи по времени. Обычно заполняется только для первой операции расхода в указанном дне.

Сумма. Это просто сумма операции расхода.

На что потрачено. Любой комментарий к операции расхода. Нежелательно сокращение до наименования статьи. Зачастую возникает желание более детально проанализировать определенную статью расхода за длительный период. Например, как распределены затраты на содержание автомобиля между бензином и ремонтом.

Статья расхода. Одна из важнейших колонок учета, так как предназначена для анализа структуры расходов семьи. Значение колонки понятно, а к принципам формирования статей вернемся позже.

Подстатья расхода. Аналогично предыдущей колонке. Служит для более детальной разбивки расходов в рамках статьи, если по данной статье возможно большое количество различных операций и анализ по колонке «На что потрачено» затруднен.

Создание первых статей расхода
При формировании перечня статей расхода главное правило — «не стремиться придумать самую лучшую систему статей». Статьи нужны для анализа, а человек способен эффективно оперировать лишь 5-7 цифрами одновременно. Следовательно, большое количество статей будет не прояснять, а лишь усложнять восприятие полученных результатов.

Существует правило «20% мужчин выпивают 80% пива». Следовательно, оставшихся 80% мужчин, вносят относительно небольшой вклад в уничтожение пива. Только 20%. Аналогично и с расходами. Существует значительное количество разнородных операций расхода в целом, не вносящих значительный вклад в домашний бюджет. Для таких операций естественно создать статью расхода «Разное». Так у нас появилась первая статья.

Мне кажется целесообразным ввести статью под название «Особые расходы». В эту статью могут попадать операции расходов, относящиеся к другим тематическим статьям. Особенностью таких операций является величина расходов и то, что происходят они нерегулярно, изредка. Например, в осенний период вы можете расходовать значительные суммы на заготовку овощей, консервирование. Эти операции можно было бы отнести на статью «Питание», но в этом случае затрудняется помесячное планирование и анализ из-за существенных отклонений. При выделении подобных операций в отдельную статью, контроль над отклонениями основных статей упрощается, на соответствующие месяцы нет необходимости перепланировать домашний бюджет. Кроме того, наглядно видно общие расходы на эти операции и легко определить общую сумму расхода за месяц без учета «Особых расходов». Последнее важно еще и потому, что, осуществляя учет расходов и заметив существенное отклонение в месячной сумме, вы невольно задумаетесь о причинах этого. Опираясь на учет, поиск причин отклонений делать несложно, но, как правило, понимание этих причин и принятие решений гораздо сложнее. Наличие подобной статьи облегчает ваши задачи.

Итак, мы уже задействовали две статьи из семи. Я бы назвал их «служебными». Дело в том, что они выполняют две дополнительные функции: упрощения анализа бюджета в целом и рождения новых статей. Анализируя размер и содержание затрат по статье «Разное» Вы можете определить новые интересы и выделить их в дальнейшем в отдельную статью.

Определение оставшихся статей
Я думаю, основными причинами должны быть Ваш собственный интерес к направлению расходования средств и величина расхода по данному направлению. Вы можете определить его в течение пары минут. Если Вы сомневаетесь, предлагаю поступить следующим образом. На листе бумаги выпишем все возможные направления расхода, которые могут вас заинтересовать. В этот момент важно не задумываться насколько велики затраты по статье, ее приоритет и т.д. Когда Вы считаете, что список готов, расставьте приоритеты. Важно не расставлять приоритеты до полного определения списка. Жизнь показывает, что по мере добавления, приоритеты меняются по всему списку. Выпишите их в столбик, в порядке убывания приоритета, оставив справа свободное место. По горизонтали, напротив каждого направления, отметим примерную сумму расходов за месяц. Чем правее отметка, тем больше сумма. Перед глазами получается наглядная картинка, где, например, справа вверху самые важные и большие по сумме направления расхода. Вот их и стоит перевести в статьи. Следующим шагом можно объединить несколько статей из оставшихся слева и внизу. Вот примерный перечень статей: еда, хозяйство, вещи, праздник, здоровье.

По некоторым статьям Вас может заинтересовать дополнительная детализация в рамках статьи. Для этого вводятся подстатьи. Напомню лишь, что по каждой операции существует детальный комментарий, поэтому для статей с относительно небольшим количеством операций использование подстатей вызывает дополнительные трудности с учетом, которые себя не оправдывают. Например, нет смысла в статье «Вещи» заводить подстатьи по членам семьи. Если Вас заинтересует этот вопрос, вы без особых затруднений сможете проанализировать сами операции и получить требуемое распределение расходов на вещи по членам семьи. А вот для такой статьи как «Еда», введение подстатей может быть целесообразно.

Итак, мы рассмотрели лист для учета операций и определили статьи расхода.

Сводный лист учета
Для наблюдения за расходом средств и анализа существует сводный лист. Он содержит не только суммарные текущие расходы за месяц, но и информацию за предыдущие месяцы, плановые значения. Фактически это таблица, где по вертикали перечислены статьи расхода и ряд других показателей, а по горизонтали расположены месяцы года и плановые значения. Конкретно по вертикали представлены:

Наличие средств на начало месяца по степени доступа. Как уже говорилось в моем случае это дома и в банке. В электронном варианте цифры переносятся с листа соответствующего месяца. Укрупненное помесячное слежение за этим показателем говорит вам о тенденции сбережений. Практически любую тенденцию целесообразно анализировать. Если сбережения уменьшаются от месяца к месяцу, вероятно, ваши расходы превышают доходы и стоит задуматься. Нужно либо необходимо более внимательно относится к некоторым операциям расхода, либо искать целую статью и за ней объект для сокращения. В обоих случаях выявить сокращаемый объем и его, как говорится, натуральное выражение, помогут результаты учета. Если сумма сбережений скачет от месяца к месяцу — это повод задуматься над тем, что бюджет неуправляемый. Наконец, не правда ли, приятно, когда вы вроде бы ничего не предпринимали, а сумма сбережений растет от месяца к месяцу.

Следующий показатель — суммарный расход за месяц. Целесообразность его контроля очевидна. Замечу лишь, что я предлагаю иметь два одинаковых показателя, но сосчитанные по разным правилам. Один считается, как сумма всех операций расхода за месяц. Второй — как сумма расходов по статьям (ниже). Это позволяет выявить ошибки в разнесении статей. Например, вы забыли ввести название статьи у операции или ввели ее неправильно. Этот простой способ приводит к тому же результату, как разработка более сложного программного обеспечения с использованием справочников статей расхода.

Ниже представлена разбивка расходов за месяц по определенным вами статьям. Каждая строчка — статья. Во-первых, вы можете провести так называемый горизонтальный анализ — сопоставить величины расходов между статьями в выбранном месяце и понять, где у вас находятся основные пожиратели семейного бюджета. Во-вторых, можно сделать вертикальный анализ, то есть сопоставление расходов по выбранной статье с течением времени.

Аналогичным образом организуем разбивку по подстатьям. Обязательная контрольная сумма итогового расхода, для сопоставления с суммой по статье выше и собственно наименования определенных Вами подстатей.

По вертикали, кроме наименования показателей, расположены месяцы года. Дополнительно, рядом с наименованиями показателей, расположена колонка планового значения расхода по статье или в целом на месяц. Каким образом предлагается планировать бюджет, будет описано ниже. Плановые значения рядом с фактом по месяцу позволяют дополнительно контролировать отклонения. Не секрет, что значения расхода от месяца к месяцу могут колебаться по различным причинам. Проще рассматривать только причины текущего месяца, сравнивая значения расхода с плановыми, чем еще и сопоставлять их с предыдущими и вспоминать, почему они были таковыми ранее.

Кроме того, можно ввести колонку суммарного расхода с начала года и процент выполнения плана в текущем месяце. Последнее полезно, когда в середине месяца вы наблюдаете более 50% выполнение плана на месяц. У вас еще есть возможность скорректировать операции расхода с целью соблюдения плановых показателей.

В заключение хочу заметить, что сам учет — не очень трудоемкое дело. Так, для нашей семьи из четырех человек требуется одна — две минуты в день на учет. Порой это делается раз в несколько дней. При этом развивается память. Удобно пользоваться магазинами, где на чеке печатаются сумма и наименование покупки. В любом случае, расходы времени на управление семейным бюджетом окупаются.